לעיתים יש לנו קובץ אקסל המכיל פרטים של אנשי קשר שאנו רוצים לטעון למערכת, כאשר השם הפרטי ושם המשפחה מופיעים יחד באותה עמודה, למשל:
ואנו רוצים להפריד אותם לשתי עמודות, כך שהשם הפרטי יופיע בעמודה א' ושם המשפחה יופיע בעמודה ב', כך שנוכל לטעון את השדות מופרדים ולפנות ללקוח רק בשם הפרטי שלו ולא בשם המשפחה, או להיפך:
שיטה א' – טקסט לעמודות
שיטה זו פשוטה יותר לביצוע אך לא מומלצת לשימוש כאשר בחלק מן השמות יש שם פרטי או שם משפחה שיש בהם יותר ממילה אחת, למשל "דורית בר אור".
אופן הביצוע
א. יש לוודא שאחרי העמודה המכילה את השם והמשפחה יש מספיק עמודות ריקות.
ב. סמנו את העמודה (לחיצה על האות של העמודה), ואז היכנסו לתפריט נתונים > טקסט לעמודות.
ג. סמנו את מופרד > הבא > לסמן את רווח בלבד וללחוץ על סיום. המערכת תפריד את העמודה לפי מספר הרווחים שהיו בשם.
בשיטה זו, השם דורית בר אור יופיע על 3 עמודות. כדי להגיע לתוצאה שבה בכל מקרה יווצרו 2 עמודות, השתמשו בשיטה ב'.
שיטה ב' – שימוש בנוסחה
אופן הביצוע
א. וודאו שהעמודה שבה מופיעים השם הפרטי ושם המשפחה היא עמודה A בקובץ שלכם, אם לא, יש להעביר את השמות לעמודה A.
בקובץ האקסל שלכם הוסיפו 2 עמודות חדשות ליד העמודה שבה מופיעים השם והמשפחה (לחיצה עם העכבר הימני על האות של שם העמודה הבאה > הוסף, ולחזור על הפעולה שוב.
הוספת נוסחת הפרדה
כעת, לחצו פעמיים על התא הראשון של העמודה הראשונה שיצרתם, הזינו בו את הנוסחה הבאה ולחצו על Enter:
=LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1)
כעת תראו שהשם הפרטי מופיע בתא הראשון של עמודה B.
חזרו על הפעולה עם בעמודה C, הפעם עם הנוסחה הבאה, ו-Enter לסיום:
=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(" ",A1))
כעת סמנו את התאים שבשורה הראשונה של עמודות B – C, ולחצו פעמיים על הפלוס שבפינה השמאלית התחתונה כדי למלא את שאר השורות.
לסיום סמנו את העמודות B -C, לחצו על העתק (control C) ואז על בית > הדבק > ערכים בלבד:
דגשים לשיטה ב'
א. בפעולה זו העמודה הראשונה תכיל רק מילה אחת, והעמודה השנייה את שאר השם, כך שייווצר מצב שבו שם פרטי הכולל 2 שמות יפוצל.
ב. פעולה זו תחול רק אם אין רווחים מיותרים בתחילת ובסוף הרשומות. כדי לבטל רווחים באופן אוטומטי יש ליצור עמודה ריקה, ללחוץ על התא שבשורה הראשונה, נוסחאות > טקסט > TRIM, לסמן את התא הראשון של העמודה עם השמות וללחוץ Enter. לאחר מכן פעמיים על הפלוס שבפינה השמאלית התחתונה של התא כדי למלא את שאר השורות, ואז לסמן את כל העמודה, לבצע העתקה, ואז בית > הדבקה > ערכים בלבד. ראו צילום מסך לעיל.
