רשימת תפוצה דינאמית היא כזו שמתקבלת על ידי ביצוע של חיתוכים מוגדרים על מאפייני כל אנשי הקשר הפעילים בכלל רשימות התפוצה שיש למשתמש במערכת. הפילוחים מבוצעים בצורה רוחבית, חוצת רשימות קיימות. לא מדובר ברשימה שמעלים אליה אנשי קשר שהינם בנקודת המוצא חיצוניים למערכת, אלא ברשימה המיוצרת ישירות מתוך בסיס הנתונים הקיים (ללא תלות אם הללו כבר משוייכים לרשימות אחרות או שלא). מטרת הדבר לחדד את מאמצי השיווק תוך טירגוט מאד ספציפי ומדוייק של הנמענים.nnדוגמאות לחתוכים לשם יצירת רשימות דינאמיות והמרכיבים שעליהם הם מתבססים:n
- n
- כל אנשי הקשר שתאריך לידתם גדול מ– 1.1.48
- כל אנשי הקשר שעיר מגוריהם היא תל אביב.
- כל אנשי הקשר שקיבלו ממני דיוור לחג ופתחו אותו
- כל אנשי הקשר שאינם מתגוררים בתל אביב, שתאריך לידתם קטן מ– 1.1.48, ושלא פתחו את דיוור החג ששלחתי להם.
n
n
n
n
nהרשימה הדינאמית כשמה כן היא – בניגוד לרשימות "רגילות", סטטיות, הדינאמית מתעדכנת ככל שמאפייני אנשי הקשר במערכת מתעדכנים.n
כיצד יוצרים רשימה דינאמית?
n1. לוחצים על לשונית רשימות תפוצה בתפריט המערכת.nn2. הלחיצה מובילה למסך עריכת רשימות התפוצה. בו לוחצים על כפתור צור רשימה דינאמית חדשה:nn
nn3. הלחיצה מובילה למסך הגדרת הרשימה הדינאמית – הגדרת החיתוכים לפיה תורכב הרשימה:nn
nnראשית יש להגדיר את שם הרשימה.nnלאחר מכן יש להגדיר את התנאים הדינאמיים שלה. כל תנאי יוגדר בנפרד. ניתן להגדיר תנאים משלושה סוגים:nnא. תנאים לפי הגדרות שדה פרטי איש קשר במערכת. בעת הזנת אנשי קשר למערכת ניתן לטעון אנשים עם פרטי קשר הכוללים מידע הרלוונטי לשדות ברירת מחדל של המערכת (כתובת מייל, שם פרטי, שם משפחה, תאריך לידה, תאריך אחר, מין). כמו כן ניתן במסך ניהול השדות להוסיף שדות שאינם שדות ברירת המחדל של המערכת ושחשוב לנו לאגור מידע לגביהם. ניתן להוסיף עד 10 שדות מותאמים אישית, למשל – לפי הדוגמא מעלה – עיר מגורים. ברגע שנקבע השדה המותאם אישית הרצוי במסך ניהול השדות ניתן להוסיף לכל איש קשר במערכת את הפרטים הרלוונטים לשדה זה ככל שהם קשורים לאותו איש קשר (בעריכת איש קשר בודד או בטעינה מקובץ). שימוש בשדות מותאמים אישית רלוונטי בפרט בהקשר של רשימות דינאמיות. ניתן כאמור להרכיב רשימות דינאמיות על סמך חיתוכים של השדות המותאמים אישית, כמו גם על סמך חיתוכי שדות ברירת המחדל.nnבכדי לעשות זאת בוחרים בשדה הרלוונטי מתוך רשימת השדות האפשריים (ברירת המחדל והמותאמים אישית ככל שקבענו אותם), בוחרים אופרטור רלוונטי (שונה מ, שווה ל, גדול מ וכו') ומגדירים את הערך הרצוי. כך למשל אם אנחנו למשל מדוורים מחנות המוכרת מזון לחיות מחמד, אנו יכולים להגדיר – הרכב לי רשימה של כל אנשי הקשר שסוג חיית המחמד שלהם שונה מחתול:nn
nnיש ללחוץ על כפתור הוספה על מנת שהתנאי יתווסף לרשימה.nn
nnבמקרה הזה יכללו ברשימה כל אנשי הקשר שחיית המחמד המוגדרת שלהם שונה מחתול, כולל אלו שלא מוגדרת להם כלל חיית מחמד משום סוג שהוא.nnניתן להוסיף כמה תנאים שרוצים לרשימה הדינאמית ובתנאי שמשתמשים בתנאי נפרד וייעודי לכל ערך אליו מכוונים. במקרה הזה אם נרצה לקבל חיתוך של כל מי שאינו בעל כלב בנוסף על כל מי שינו בעל חתול, נצטרך להגדיר תנאי נוסף – כל מי שחיית המחמד שלו איננה כלב:nn
nnכך ניתן להמשיך להוסיף תנאים וגם לגרוע במידת הצורך בעזרת כפתור ההסרה שלצד כל תנאי.nnב. תנאים לפי פתיחות והקלקות שהמדוורים שלי ביצעו ביחס לקמפיינים קודמים ספציפיים ששלחתי להם. תנאים מסוג אלו יכולים להתווסף בנוסף על התנאים הקודמים או באופן עצמאי. לשם כך יש לבחור את הקמפיין הספציפי ששלחנו לפיו אנו רוצים להתכייל ויש להגדיר את התנאי שמעניין אותנו – לא נצפה / נצפה / נלחץ. כך למשל ניתן להגדיר – צור לי רשימת תפוצה מכל מי שהקליק על קישור כלשהו בקמפין המסויים ההוא ששלחתי. nn
nn ג. תנאים לפי פתיחה או אי פתיחה של דיוור כלשהו ששלחתי בתקופה האחרונה – כדי להוסיף את התנאים הללו יש לבחור את הפרמטר הזמן הרצוי מבין התקופות האפשריות. המערכת תסרוק את כל אנשי הקשר שלא פתחו אף דיוור, משום סוג שהוא, ששלחתי ב- חודש / 3 חודשים / חצי שנה / שנה אחרונה ותייצר מהם רשימת תפוצה ייעודית:nn
nn ניתן להגדיר איזה קומבינציה של תנאים שרוצים. אין לשכוח – עבור כל תנאי שרוצים להוסיף יש ללחוץ על כפתור ההוספה משמאל. כמובן שככל שמבצעים יותר חיתוכים הרשימה הדינאמית החדשה יותר ממוקדת ויותר מצומצמת. בסיום יש ללחוץ על כפתור השמירה בתחתית רשימת הגדרות הרשימה:nn
nnלאחר הרכבת התנאים לרשימה הדינאמית המערכת מעבירה את המשתמש בחזרה למסך רשימות התפוצה שלו שם הרשימה מופיעה ומתחיל תהליך של הרכבתה בפועל – ליקוט אנשי קשר שיכללו בה. יש להמתין מספר רגעים לעדכון מלא של הרשימה כדי לדעת כמה אנשי קשר כלולים בה. במידה והמערכת סורקת בסיס נתונים רחב מאד או חיתוכם מרובים נדרשת משנה סבלנות עד להשלמת מלכת ההרכבה.nnבכל רגע נתון ניתן ללחוץ על שורת הרשימה במסך רשימות תפוצה על מנת לשוב ולראות את הפרמטרים לפיהם הרשימה מורכבת ולערוך אותה.n
לאחר שהרשימה מוכנה, אפשר להתחיל לדוור אותה.
nלתשומת לבך, בשלב האחרון של עריכת דיוור המיועד להשלח לרשימה דינאמית של אנשי קשר, בעת הלחיצה על כפתור השליחה, המערכת תחשב את מספר אנשי הקשר המעודכן ברשימה נכון לרגע זה. כאמור, רשימה דינאמי מטבעה נתונה לשינויים ולכן אין כל הכרח שהרשימה בעת השליחה של דיוור אליה תהייה זהה לרשימה בעת הרכבתה. בסיום החישוב המערכת תציג לך את המספר המעודכן של אנשי הקשר המיועד לקבל את הדיוור בהינתן ההגדרות שקבעת.nn