דוחות אוטומטיים במערכת – מה הם ומה היתרונות שלהם עבורי?
בעידן המאופיין בהצפה של מידע וריבוי ערוצים, בו כל מנהל נדרש לברור את הנתונים שרלוונטים לניהול הפעילות שלו, חשוב יותר מתמיד שמידע אשר חיוני לו יהיה זמין ומותאם אישית. בדיוק לשם זה מערכת InforUMobile מעמידה לרשות משתמשיה מודול ייעודי ומתקדם של דוחות אוטומטיים שנשלחים בדחיפה ובתזמון קבוע, המאפשרים לנטר בנוחות את הפעולות שמתבצעות במערכת ותוצאותיהן בקרב קהל המטרה.
דיווח אוטומטי הוא הפעולה שבאמצעותה מתבצעת שליחת מידע עסקי מוגדר, בהפרשי זמן קבועים, במטרה שהמשתמש לא יצטרך לבזבז זמן בלאתר את המידע בעצמו. ארגונים נוהגים להשתמש בכלי דיווח אוטומטיים להגברת תפוקת המשתמשים ולתזכורם בדבר פעולות שהם נדרשים לבצע.
בעזרת הדוחות האוטומטיים במערכת InforUMobile כל משתמש יכול לבנות לעצמו דוחות פרטניים ואישיים התפורים למידותיו ומוגדרים בדיוק על פי צרכיו. את הדוחות הללו המערכת שולחת בצורה אוטומטית לגורם שיוגדר לקבלם. זה יכול להתבצע בשליחה לכתובת אימייל ייעודית, בהעלאה לשרת FTP או בהזנה ישירה לכספת במידה ורוצים לסנכרן את הנתונים לתוך מערכות תפעולית מחוץ ל- InforUMobile; כל זאת מבלי שהמשתמש יצטרך להכנס בצורה אקטיבית לממשק InforUMobile לליקוט הנתונים בכל פעם מחדש.
הדוחות האוטומטיים יעילים כאשר אנו רוצים שיספקו לנו מידע אסטרטגי ממעוף הציפור, במקרה זה נכון לתכנן את שליחתם אלינו בהפרשי זמן בינוניים עד ארוכים. באותה המידה הם יכולים לספק לנו מידע תפעולי טקטי כאשר הם מופקים בקבועי זמן קצרים. הם יכולים לסייע לנו לוודא שהממונים עלינו יקבלו מידע חשוב בצורה סדורה, הם יכולים לסייע לנו לבצע בקרה על העובדים שלנו המשתמשים במערכת או פשוט להנות מנתוני הפעילות שלנו במערכת בצורה מרוכזת ונגישה.
מה אם כן נוכל להגדיר בדוח האוטומטי שלנו?
ראשית נגדיר את ערוץ הקשר עבורו הדוח נדרש. מודול הדוות כולל את כל ערוצי המערכת וכל משתמש יבחר להתמקד בערוצים דרכם הוא עומד בקשר עם קהל היעד שלו:
מערוץ הקשר הנבחר יגזר הדוח בו נבחר להתמקד, למשל:
לאחר שנגדיר את המסגרת הכללית נוכל להתחיל בהגדרות הפרטניות של הדוח שלנו. הללו יכללו את המרכיבים הבאים, אותם נגדיר בהתאם למדדי הפעילות שאנו רוצים לבחון (ה- KPIs שלנו) ובהתאם ליעדים העסקיים שמוצבים לנגד עינינו.:
- תדירות הפצת הדוח – באיזה קבועי זמן נרצה שהדוח ישלח אלינו בצורה אוטומטית – יומית/ שבעית/ חודשית/ חד פעמית.
- תיחום נתוני הדוח – תקופת הזמן עליה נרצה לקבל את המידע שיכלל בדוח. בהקשר הזה המערכת מאפשרת לנו מגוון אפשרויות תיחום:
- אמצעי הפצה – באיזו דרך נרצה שהדוח יגיע אלינו -באימייל, דרך שרת FTP או העלאה לכספת; כצרופה או כקישור, ואם קישור האם בעזרת הגנת סיסמה:
- רמת ההצגה של הנתונים – אם ברמת המשתמש שיוצר את הדוח, המחלקה אליה הוא משוייך אוברמת הלקוח כמכלול.
- תוכן הדוח – השדות שיהיו כלולים בדוח שיופק עבורינו. המערכת תציע לנו את מגוון השדות האפשריים להכללה בדוח כתלות בערוץ ובסוג הדוח שבחרנו בנקודת הפתיחה. נוכל גרוע מהדוח את השדות שאנו לא מעוניינים בהם ולהוסיף את אלו שכן נחוצים לנו, בגרירת עכבר פשוטה. בצורה זו תתאפשר לנו שליטה מלאה על התוכן שיהיה כלול בדוח שלנו:
לאחר הרכבה חד פעמית של הדוח האוטומטי
מרגע שהעמדנו את הדוח נוכל כמובן בכל שלב לשוב אליו ולערוך אותו בממשק המערכת באזור ניהול הדוחות האוטומטיים שלנו (נגיש תחת תפריט הדוחות של כל ערוץ הפצה). נוכל לצפות בדוחות שהופקו עבורינו עד כה בתיחום טווחי זמנים. כמו כן נוכל לטייב את הנתונים שאנו מקבלים על ידי עריכת הגדרות הדוח או יצירת דוחות נוספים ככל שנרצה ללהתמקד בזווית כזו או אחרת של הפעילות שלנו במערכת.
לסיכום
בעזרת הדוחות האוטומטיים נוכל להנות ממידע חיוני הקשור להפצות שלנו במגוון ערוצי המערכת, ברזולוציה גבוהה ביותר, בהזנה ישירה ובהתאמה אישית. מכלול האפשרויות שהמערכת מציעה לנו בהקשר של הדוחות האוטומטיים יאפשרו לנו לייעל את העבודה איתה ולהפיק את המירב מהשימוש בה. בעזרת מגוון אפשרויות הפילטור נוכל להשיג שליטה במידע שנרצה לקבל ולחלוק לרוחב הארגון שלנו.
בנייה של דוח אוטומטי במערכת עורכת דקות ספורות בלבד וחוסכת אינספור זמן מרגע הקמתו. הדוחות האוטומטיים טומנים בחובם הזדמנות להפיק תובנות חשובות מהפעולות היומיומיות המבוצעות במערכת אל מול קהל היעד שאנו מכוונים לתקשר איתו, דבר שיש בו בכדי להקנות לנו יתרון תחרותי משמעותי.
אנו מזמינים אתכם לעשות שימוש בדוחות האוטומטים במערכת ולהנות מהיתרונות שגלומים בהם. למידע נוסף על איך בונים ומתפעלים את הדוחות האוטומטיים ראו כאן.
יעל אלמוג-מנור
מנהלת מוצרים ושרותים בחברת InforUMobile. מתמחית באפיון ותכנון מוצרים, ניהול פרוייקטים והובלת תהליכים חוצי-ארגון. מעבירה ימי עיון וסדנאות בנושא כלי שיווק דיגיטליים לעסקים וכותבת תכנים. בוגרת האוניברסיטה העברית בתואר Executive MBA מגמת ניהול אינטגרטיבי. בוגרת אוניברסיטת תל אביב בתארים MA בסוציולוגיה ארגונית ו- BA בפסיכולוגיה וסוציולוגיה.
Follow Me:
