לעיתים הודעות בעלות אופי תפעולי המתקבלות באימייל הינן בעלות דחיפות או חשיבות המצדיקות את קבלתן גם ב- SMS. מערכת InfoSMS מאפשרת לך להמיר הודעות אימייל לפורמט SMS בצורה אוטומטית, ובכך לקבל עדכונים מהותיים בצורה מיידית. הדבר מכונה Email2SMS. כל שדרוש הוא חשבון משתמש במערכת ממנו ישלחו ההודעות וביצוע של מספר הגדרות פשוטות שיקבעו את תצורת ההמרה ל- SMS. כיצד אם כן עושים זאת?
הגדרות בצד המערכת
1. יש ללחוץ על לשונית הגדרות בתפריט המערכת. תחתיה יש ללחוץ על ניהול כתובות דואר מורשות.
2. הדבר מוביל אותנו למסך ניהול כתובות דואר מורשות, בו יש ללחוץ על כפתור צור אימיל מורשה
יפתח חלון מורשי שליחה
3. בחלון זה יש להגדיר:
א. את שם המשתמש ממנו הודעות ה- SMS המומרות תשלח (רלוונטי למי שמתפעל חשבון עם מספר משתמשים תחתיו).
ב. את כתובת האימייל המקבלת את הודעות המייל אשר יומרו להודעות בפורמט SMS. במידה ורוצים להגדיר ברמה הגורפת שכל אימייל באשר הוא שנשלח מדומיין מסויים יועבר ב- SMS ניתן לעשות זאת על ידי הגדרת הדומין בשדה כתובת דואר מורשת (פרטים נוספים בעניין ניתן לקרוא כאן).
ג. את תוכן האימייל שיומר להודעת ה- SMS. ברירת המחדל היא שליחת נוסח שורת הנושא של האימייל בלבד. ניתן עם זאת להגדיר קבלת שורת הנושא ובנוסף אליה את תוכן גוף אימייל. המשמעות במקרה הזה היא שהודעת ה- SMS שתשלח עשויה להיות ארוכה בהרבה מבחינת כמות תווים.
בסיום יש ללחוץ על כפתור שמור.
4. לאחר סיום קביעת ההגדרה ניתן לראות אותה במסך ניהול כתובות דואר מורשות. ניתן ללחוץ על עט העריכה על מנת לשוב אליה, לעדכן ולהוסיף הערות במידת הצורך.
ניתן כמו כן למחוק הגדרה בלחיצה על ה- X, ועל אישור לאחר מכן.
באופן כללי ניתן במסך לבצע סינונים וליצא את המידע לאקסל או PDF.
הגדרות בצד האימייל
על מנת שהאימייל יומר להודעת SMS עליו להשלח לכתובת נמען המכילה את הדומיין sms.inforu.co.il.
קיימות 3 אפשרויות מיעון האימייל:
א. במצב בו אנו רוצים שהוא יומר להודעת SMS שתשלח לנמען בודד, למשל כזה שהינו בעל מספר טלפון 052-1234567, יש למען את המייל כך שישלח אל:
ב. אפשרות אחרת לשליחה לנמען בודד היא
ג. במידה ורוצים שההודעה תשלח לקבוצה של אנשים, כפי שזו מוגדרת במערכת InfoSMS, יש למען את המייל לפי מספר הקבוצה המוגדר במערכת. אם למשל אנו רוצים להפיץ את ההודעה לכל החברים בקבוצה מספר 2 במשתמש שלנו במערכת נגדיר את נמען המייל כך:
grp2@sms.inforu.co.il
צפיה בהודעות שהומרו מפורמט אימיייל ל- SMS
לאחר שהגדרנו את ההגדרות האמורות ניתן לצפות במערכת בכל ההודעות נשלחו לאחר המרה. על מנת לעשות זאת יש ללחוץ על לשונית דוחות בתפריט המערכת ותחתיה ללחוץ על דוח שליחה ממייל מפורט או דוח שליחה ממייל, כתלות ברמת הפירוט של הנתונים בהם רוצים לצפות או אותם רוצים לייצא.
