מערכת InforUMobile מעמידה לרשות משתמשיה מגוון של דוחות קבועים במסגרת הערוצים והמודולים השונים שלה. לצד זה המערכת מאפשרת גם לצור דוחות אוטומטיים ומותאמים אישית על פי הצרכים הפרטניים של כל משתמש. בצורה זו כל משתמש יכול להגדיר לעצמו איזה מידע הוא מעוניין לדלות מהמערכת ובאיזה אופן הוא רוצה לקבל אותו, בהתאם לצרכיו ולשיקוליו.
כיצד אם כן יוצרים דוח אוטומטי במערכת?
נכנסים למערכת ובסרגל הפעולות העליון לוחצים על לשונית דוחות וניהול חשבונות שנמצאת תחת אייקון ההגדרות:
הפעולה תעביר אותנו אל מסך הדוחות וניהול המשתמשים. תחת תפריט דוחות אוטומטיים נבחר בלשונית צור דוח חדש:
מכאן נגיע אל מסך יצירת הדוח:
ראשית נגדיר את שם הדוח ולאיזה ערוץ הפצה הוא מתיחס (SMS, דיוורים אלקטרונים, הודעות פוש לאפליקציות, בוטים, דפי נחיתה וכדומה).
לאחר שנגדיר את הערוץ המערכת תציג לנו את הדוחות האפשריים שניתן להפיק עבור כל ערוץ. למשל דוח שליחות ודוח קמפיינים בערוץ ה- SMS. נבחר את סוג הדוח שנרצה ונעבור להגדרות המותאמות אישית של הדוח.
נגדיר את תיחום הנתונים שיכללו בדוח, למשל נתוני השליחות משבוע שעבר:
נגדיר את תדירות ההפצה, למשל הפצה שבועית בימי ראשון ללא תאריך סיום מוגדר:
ונגדיר את אמצעי ההפצה באמצעותו נרצה לקבל את הדוח הפרטני שלנו ישיירות אלינו. המערכת מעמידה לרשותנו מגוון ערוצי הפצה:
לאחר שטיפלנו בהגדרות הבסיס נוכל לעבור להגדרות המתקדמות של הדוח.
במסגרת ההגדרות המתקדמות נוכל לשלוט על רמת ההצגה של הנתונים – אם ברמת המשתמש שיוצר את הדוח, המחלקה בה משוייך או כלל הלקוח אליו משוייך.
כמו כן נוכל לשלוט על השדות שיהיו כלולים בדוח שיופק עבורינו. הדוח הוא למעשה קובץ אקסל ובו מגוון עמודות של סוגי מידע שונים כתלות בערוץ ובסוג הדוח שבחרנו בראשית הדרך. המערכת מאפשרת לנו לבחור איזה עמודות נרצה שתכללנה בדוח שיופק עבורינו. ישנם שדות ברירת מחדל שהמערכת מציעה לכלול בדוח (ראו בעמודה מטה משמאל) וישנם שדות נוספים שנוכל להוסיף. כל שדה ניתן לגרירה מהעמודה הימנית לשמאלית וניתן להסרה בגרירה מהשמאלית לפח שבראשה, כך שיש לנו שליטה מלאה על מה יכלל בדוח שלנו ומה יוותר מחוצה לו:
בסיום כל ההגדרות האמורות נלחץ על כפתור צור דוח. הגדרות הדוח תשמרנה והדוח יווצר במערכת בהתאם.
עתה נוכל לעבור למסך הדוחות האוטומטיים שלי, שם נראה את רשימת כל הדוחות שהרכבנו עד כה:
כל שורה של הטבלה מייצגת דוח שיצרנו, ברמת ההגדרות שלו. נוכל:
- ללחוץ על איקון הפירוט וממנו להגיע לנתונים שהופקו במסגרת הדוח שיצרנו וליצא אותם (שימושי כאשר בחרנו להגדיר דוח ללא הפצה ואנו רוצים לצפות בנתונים מתוך המערכת).
- להכנס ולערוך את ההגדרות של כל דוח במידה ונרצה לשנות אותן.
- להשהות את יצירת הדוח במידה ונהיה מעונינים בהפסקה.
- למחוק דוח שאנו לא מעוניינים בו יותר.
לסיכום, מנגנון יצירת הדוחות האוטומטים במערכת הינו מאד מגוון ומעמיד לרשות המשתמשים אפשרויות רבות, תפורות לצרכיהן, בכל הנוגע לקבלת נתונים מהפעילות הנעשית במערכת. אנו מזמינים אתכם לייצר את הדוחות בהתאם לצרכים הפרטניים שלכם ולהנות מהנתונים שיחלו להשלח אליכם בצורה אוטומטית מרגע שהגדרתם את הדוחות ומבלי שתצטרכו לעשות דבר מעבר.
לידיעה – דוחות המערכת מופקים במהלך שעות הלילה ומופצים לקראת השעה 07:00 בבוקר. אנו מזמינים אתכם להנות מהאפשרויות שהם מעמידים לרשותכם.
טריגר WooCommerce מאפשר לחבר בין אירועים שמתרחשים בחנות ה- WooCommerce באתר ה- eCommerce שלנו, לבין פעולות שמתבצעות בתוך המערכת ובאמצעותה. הטריגר משמש כנקודת הפתיחה לתהליך אוטומציה שנפעיל כלפי מבקרים בחנות ה- WooCommerce שלנו, במטרה להניע אותם לפעולה ולטפח איתם מערכת יחסים מניבה.
ניתן להדגים זאת על תרחיש של גולש אשר צפה בפריטים באתר, הכניס אותם לעגלת הקניות שלו, אך מסיבה כזו או אחרת לא השלים את הקניה. גולש זה למעשה נטש את העגלה; מבחינתנו ישנה כאן קניה פוטנציאלית שלא התממשה ובמטרה לשחזר המומנטום ולעודד את השלמת הרכישה נפעיל כלפי אותו גולש את התהליך הבא:
לחץ על התמונה להגדלה
האירועים הרווחים אם כן בחנויות eCommerce כוללים רכישה, רישום לאתר, רישום לרשימת תפוצה ונטישת עגלה. באופן טבעי, מכל סוג של אירוע יגזר תרחיש אוטומציה שונה. על מנת להפעיל את הטריגר בהתאם לאירוע הרצוי ולתפור את התהליך בצורה מודייקת יש לבחור את סוג האירוע בהגדרות הפקד:
לחץ על התמונה להגדלה
לאחר בחירת סוג האירוע יש להגדיר את המשתנים שימשכו מהטריגר לתוך המערכת ולשייך אותם לשדות המתאימים במערכת. כך למשל אם האירוע הוא רישום לרשימת תפוצה המשתנה שיש להגדיר הוא כתובת המייל שמתקבלת מהגולש, אותה נשייך לשדה כתובת אימייל באנשי הקשר שלנו במערכת. בהתאם לכך ניתן לצור גם משתני אוטומציה אשר ילוו אותנו בהמשך התהליך ועל פיהם נוכל להגדיר נקודות נוספות בתוואי.
לאחר הגדרת האירוע והמשתנים הכרוכים בו נמשיך ונשרטט את תוואי התהליך בהתאם לשלל האפשרויות שמודול האוטומציה מעמיד לרשותנו, כמודגם בקצרה בתמונה מעלה.
למידע נוסף אודות האינטגרציה בין המערכת ל- WooCommerce, ולהורדת הפלאגאין לחיבור חנות ה- Magento למשתמש המערכת שלכם, ראו כאן.
אנו זמינים לסייע לכם עם מימוש האינטגרציה ונשמח לענות על כל שאלה.
הטוקן (Token) מאפשר לבצע פעולות במערכת בצורה תכנותית דרך ה- API .
מערכת InforUMobile מאפשרת למשתמשיה לנהל את הטוקנים שמקנים גישה לחשבונות שלהם באופן עצמאי ועל פי הצרכים האינדיבידואלים של כל בעל חשבון. זאת באמצעות מסך ניהול הטוקנים. גישה למסך זה נעשית באמצעות התפריט העילי של המערכת> לחיצה על שם המשתמש> פרטי חשבון:
הלחיצה תפתח את חלונית פרטי המשתמש בתוכה נקליק על API Tokens על מנת להגיע למסך ניהול הטוקנים:
עם הלחיצה על הקישור תפתח חלונית אימות דו שלבי (OTP) בה נידרש להזין את הקוד שנשלח לבעל החשבון ב- SMS או אימייל. שלב מקדים זה הכרחי לאבטחת הטוקן ובא למנוע חשיפה שלו לגורמים שאינם מורשים.
(במידה ומסיבה כלשהי לא משוייכים לחשבון פרטי זיהוי שיאפשרו לשלוח את הקוד לבעל החשבון ב- SMS או אימייל אנו נידרש בשלב זה ראשית כל לעדכן את פרטי הזיהוי המורשים בחשבון, לאמת אותם ורק לאחר מכן תתקבל הגישה למסך הייעודי).
ברגע שהקוד אומת, קרי שהמערכת וידאה שמי שמנסה להכנס למסך ניהול הטוקנים מורשה לעשות זאת, נועבר למסך ניהול הטוקנים:
לחצו על התמונה להגדה
המסך יציג לנו את כל הטוקנים המוגדרים בחשבון. לכל חשבון מערכת מוקצה טוקן ייחודי בצורה אוטומטית; במידה ובעל החשבון מעוניין לחולל טוקנים נוספים הוא יוכל לעשות זאת בלחיצה על הכפתור צור טוקן חדש. דבר זה אינו הכרחי, הוא רק נועד לטובת מי שרוצה לפזר סיכונים. על ידי הקצאת טוקן ייעודי לכל פעולה שמתבצעת בחשבון, או לכל מקבץ של פעולות, ניתן למנוע מצב שבו חשיפה לא מכוונת של הטוקן לגורם הלא מתאים מאפשרת לאותו הגורם לבצע קשת רחבה של פעולות בחשבון בניגוד להסכמתנו. בשימוש בריבוי טוקנים אנו למעשה מגדרים את הסיכון. כאמור אבל, זה לחלוטין נתון לשיקול דעתו של המשתמש בחשבון.
עם הלחיצה על כפתור יצירת הטוקן תפתח חלונית הגדרות הטוקן:
במסגרת החלונית:
- נגדיר את שם הטוקן כפי שנרצה לקרוא לו על מנת לאתר אותו בקלות במסך ניהול הטוקנים.
- נוכל להגדיר IP מורשה לשימוש בטוקן (רלוונטי לארגונים שעובדים עם IP קבוע ורוצים למנוע מצב בו הטוקן מושמש מחוץ לגבולות הגזרה של הארגון).
- נוכל להצמיד לכל טוקן הערה שתעזור לנו בניהול – למשל מי הגורם בארגון שהקצנו לו את השימוש בטוקן.
- לצד זה נוכל גם להגדיר את תוקף הטוקן – שימושי כאשר ממניעי אבטחת מידע אנו רוצים לשלוט על אורך החיים של הטוקן והתחלופה שלו.
- במידה ואנו לא מעוניינים להשתמש בטוקן הדיפולטי שהמערכת מעמידה לרשותנו, אלא בטוקן אותו אנו נקבע עבור עצמנו, ניתן לעשות זאת. לצורך כך נלחץ על הגדרות מתקדמות בחלונית:
נסמן את תיבת הסימון הרצויה ונזין בתיבה את ערך הטוקן שנרצה ליצור:
יודגש – טוקן מותאם אישית נועד לשימוש כאשר המערכת בצד הלקוח אינה יודעת להסתמך על טוקן ברירת המחדל של InforUMobile. מטעמי אבטחה מומלץ להשתמש באפשרות מתקדמת זו רק בנסיבות אלו ולא במידה ויש באפשרותכם להשתמש בטוקן הסטנדרטי שמוקצה על ידי InforUMobile.
בסיום ההגדרות נלחץ על כפתור צור טוקן, הטוקן יווצר ותוצג לנו חלונית הפלט:
במסגרת החלונית נוכל לצפות בטוקן החדש שהוקצה לנו. כמו כן נוכל להעתיק אותו בלחיצה על כפתור העתק.
חשוב – זהו המקום היחיד במערכת בו נהיה חשופים חד פעמית לטוקן ושממנו יתאפשר לנו להעתיק אותו. עם סגירת החלונית לא נוכל יותר לראות את הטוקן במלואו או להעתיקו. אין לסגור את החלונית מבלי ללקט ממנה קודם את המידע הרלוונט לנו, שכן גם בטבלת ניהול הטוקנים המידע יהיה זמין לנו בצורה חלקית בלבד על מנת לשמור אותו במצב מאובטח.
לאחר לחיצה על סגור נשוב אל טבלת ניהול הטוקנים שלנו בה נוכל לראות את הטוקן החדש שנוצר בהצלחה לצד הטוקנים הקודמים בחשבון.
במסגרת זאת נוכל לעקוב אחר מתי טוקנים נוצרו ולא פחות חשוב מתי היתה הפעם האחרונה שהם הושמשו לביצוע פעולות בחשבון (מאפשר לעקוב אחר זליגות בשימוש או מועדי שימוש לא סבירים). נוכל לראות אם טוקן נתון פעיל ובתוקף, אם הגבלנו IP שישתמש בו ואת כל יתר המידע שהגדרנו בעת יצירתו. כאמור את מזהה הטוקן המלא לא נוכל לראות בטבלה שכן מוצג ממנו רק מקטע מייצג:
לחצו על התמונה להגדה
במידה ונרצה לערוך פעולות על טוקן קיים נוכל לעשות זאת בריחוף עם העכבר מעל שורת הטוקן ולחיצה על אייקון 3 הנקודות משמאל, דבר אשר יחשוף את אייקוני הפעולות האפשריות לביצוע:
לחצו על התמונה להגדה
לחיצה על עריכה תאפשר לנו לעדכן את שם הטוקן, ה- IP המורשה שלו, ההערות הנלוות לטוקן והתוקף שלו. בעזרת אייקון ההשהיה נוכל להפסיק את הפעלתו במידה ונרצה בכך ונוכל גם למחוק אותו בלחיצה על פח המחיקה.
לסיכום
הטוקנים מאפשרים גישה לחשבון המערכת בצורה תכנותית ומבלי שתהיה נגיעה ישירה לממשק. מערכת InforUMobile מאפשרת לנהל מספר בלתי מוגבל של טוקנים בחשבון על מנת לתמוך בשלל הפעולות הנחוצות לביצוע בו. הטוקנים כרוכים ברגישות לא מבוטלת וחשוב לנהוג בהם במשנה זהירות על פי כללי אבטחת המידע המקובלים. אין לחשוף אותם למי שאינו מורשה או שלא לצורך, אין להפיצם באמצעים שאינם מאובטחים דיו. חשוב לא פחות לשמור על פרטי זיהוי חשבון (מספר טלפון וכתובת אימייל של בעל החשבון) מעודכנים ומאומתים כיוון שבעזרתם מתאפשרת גישה למסך הטוקנים ולאזורים רגישים נוספים במערכת.
אתם מוזמנים לצור איתנו קשר ולהתייעץ בכל נושא הקשור בשימוש ואבטחת הטוקנים בחשבונכם.
שליחת הודעות אישיות מבוססות תאריך
כלי האוטומציה של מערכת InforUMobile הוא כלי נהדר המאפשר לכם לשמור על קשר עם הנמענים שלכם ולהפתיע אותם עם הודעות בימי ההולדת, בימי הנישואין ובתאריכים חשובים אחרים, וזאת כמובן באופן אוטומטי.
שלב 1 – טעינת אנשי קשר + תאריכים
ראשית, עליכם לטעון למערכת קבוצת אנשי קשר עם התאריך המתאים (יום הולדת וכו').
שלב 2 – יצירת אוטומציה מבוססת תאריך
לאחר מכן, היכנסו למערכת ובחרו באפשרות אוטומציה > אוטומציות > צור אוטומציה, ואז על מבוסס תאריך, לדוגמה: יום הולדת.
המערכת תיצור עבורכם תבנית שנראית כך:
שלב 3 – עריכת האוטומציה
הודעות קבועות חוזרות פעם בשנה
להגדרת הודעות שיישלחו באותו תאריך בכל שנה מחדש (למשל הודעות יום הולדת) לחצו על סמל העיפרון שבשדה מציין תאריך ובחרו באפשרות חוזר > בחר שדה תאריך > יום הולדת/תאריך נוסף
הודעות קבועות חד פעמיות
להגדרת הודעות חד פעמיות, למשל תאריך תפוגת אחריות, תאריך תור עתידי וכדומה, בחרו במציין תאריך את האפשרות חד פעמי.
הגדרות נוספות
בחרו האם תרצו לשלוח באותו יום או לפני/אחרי, ואת השעה שבה תרצו שיופעל התהליך. (באיזו שעה הנמענים יקבלו את ההודעה באותו יום).
לחצו על המשך ואז בחרו את הקבוצה שטענתם קודם לכן למערכת או החל על כל אנשי הקשר ולחצו על אישור.
סיום – יצירת מסע לקוח
כעת מוכן עבורכם תחילתו של מסע לקוח שבו תוכלו להגדיר, בין היתר, שליחת SMS או דיוור בתאריך האישי שהזנתם במערכת עבור כל אחד. למשל תוכלו למתוח קו מהפריט מציין תאריך אל שלח SMS, ובלחיצה על סמל העיפרון תוכלו לכתוב את ההודעה הרצויה ולהגדיר את המאפיינים שלה (הסרה, תוכן אישי, זיהוי השולח וכו'), כפי שתוכלו לראות בצילום המסך לדוגמה:
לסיום לחצו על שמור ועל הבא ולאחר מכן העבירו למצב מופעל > בצע.
בהצלחה!
אנו נתקלים מעת לעת במצב בו העבודה על המערכת נעשית על ידי מספר גורמים נפרדים ובלתי תלוים בארגון, אשר ניגשים למשתמש מסויים ומשותף לכולם ומבצעים בו מגוון פעולות כל אחד לפי צרכיו. דבר זה מהווה פתח לליקוי אבטחה חמור שכן פרטי הגישה לאותו המשתמש מצוים בידי מספר אנשים. זאת ועוד, במצב זה קשה עד בלתי אפשרי להפעיל מנגנון של אימות דו שלבי בכניסה לחשבון מה שחושף את החשבון אבטחתית עוד יותר.
במטרה למנוע את המצב הזה, ובכדי לעודד זהירות מקסימלית מצד המשתמשים שלנו בעת עבודתם עם המערכת, יצרנו ב- InforUMobile ישות שנקראת "משתמש מעבר". משתמש מעבר הוא משתמש שניתן בעזרתו לגשת למשתמש מטרה אחר אליו אנו מכוונים. משתמש מעבר בא לגשר על הצורך שמספר גורמים יגשו למשתמש נתון במערכת ובו בעת שהגישה תתבצע בצורה מאובטחת תוך ישימות מלאה של אימות דו שלבי ופרטני לכל גורם שרוצה לגשת למשתמש המטרה.
דוגמא להמחשה
דוד, משה וציפי עובדים שלושתם בחברה נתונה. כל אחד מבצע תפקיד אחר ולשם ביצוע תפקידם על שלושתם להשתמש במשתמש נתון X במערכת InforUMobile. במקום שדויד, משה וציפי יעשו כולם לוגאין למשתמש X עם שם משתמש וסיסמה שהם חולקים ביניהם, דוד יעשה לוגאין למשתמש המעבר שלו, משתמש D לצורך העניין, משה יעשה לוגאין למשתמש מעבר M וציפי תתחבר למשתמש מעבר Z. הלוגאין יעשה עם שם משתמש וסיסמה נפרדים לכל משתמש מעבר. רצוי גם שיופעל על כל אחד מהם אימות דו שלבי (2FA). לאחר הלוגאין למשתמשי המעבר דוד, משה וציפי ינותבו אוטומטית למשתמש X שעליו הם עובדים במשותף. עבודתם הסדירה עם המערכת תמשך כפי שהם רגילים ובו זמנית הגישה אליה תהיה מאובטחת יותר מאשר אילו היו ניגשים למשתמש X ישירות ושלא דרך משתמשי המעבר שלהם.
כיצד יוצרים משתמש מעבר?
יש להתחבר לחשבון ממערכת שמוגדר ברמת מנהל לקוח > ובתוכו להכנס לאזור דוחות וניהול חשבונות בתפריט העילי > משם יש להכנס ללשונית ניהול משתמשים > וללחוץ על כפתור הוספת משתמש חדש.
במסך יצירת המשתמש יש לבחור תחת הגדרת סוג משתמש באפשרות של משתמש מעבר:
ברגע שאפשרות משתמש מעבר נבחרת יפתח תפריט לבחירת משתמש המטרה אליו משתמש המעבר יועבר בצורה אוטומטית:
ברשימה יופיעו כל כל המשתמשים שהוקמו עד לנקודה זו תחת הלקוח. יש לבחור את אחד מהם.
לאחר הגדרת משתמש המטרה וכל יתר הפרטים שנוגעים למשתמש המעבר יש ללחוץ על כפתור השמירה בתחתית מסך יצירת המשתמש.
מאותו רגע משתמש המעבר פעיל וניתן לשימוש לצורך גישה למשתמש המטרה.
בצורה הזו נבטיח עבודה על המערכת בהתאם לצרכים העסקיים והתפעולים שלנו, אך זאת מבלי להתפשר על האבטחה של כל חשבון וחשבון בה.
להלן סרטון המדגים כיצד יוצרים אוטומציה דור 2.0 במערכת:
